Changer l’adresse du siège social d’une entreprise est une opération courante mais hautement encadrée. Contrairement à un simple déménagement de bureaux, le transfert de siège implique une modification des statuts de l’entreprise, assortie de plusieurs formalités administratives, juridiques et fiscales. Voici la liste complète des formalités à accomplir lors du déménagement d’un siège social.
Décision du transfert en assemblée générale : une étape incontournable
Avant toute chose, le changement d’adresse du siège social doit être officiellement validé par l’organe décisionnaire de la société. Selon la forme juridique de votre entreprise la prise de décision formelle est faite par différentes personnes :
- SARL / EURL : l’associé unique ou l’assemblée générale doit approuver la modification
- SAS / SASU : le président ou l’organe prévu dans les statuts peut prendre cette décision
- SA : le conseil d’administration ou l’assemblée selon les statuts
Cette décision doit faire l’objet d’un procès-verbal de décision, dans lequel figurent l’ancienne et la nouvelle adresse, la date du transfert et le nom de la personne habilitée à réaliser les démarches administratives.
Modifier les statuts pour indiquer la nouvelle adresse
Une fois la décision prise, il est obligatoire de mettre à jour les statuts de la société. L’article relatif au siège social est modifié pour y faire figurer la nouvelle adresse. Les statuts doivent être signés, datés, et certifiés conformes. C’est-à-dire qu’il faut prévoir plusieurs exemplaires certifiés conformes et annexer ce document aux formalités déclaratives
Cette version modifiée sera utilisée lors des formalités auprès du greffe.
Publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales
Le transfert de siège social doit être rendu public via une publication dans un journal d’annonces légales (JAL). L’avis doit comporter la dénomination sociale, la forme juridique, le montant du capital, l’ancienne et la nouvelle adresse, le numéro SIREN, et le greffe compétent (RCS actuel et, si nécessaire, du nouveau tribunal).
Lorsque le siège social est déplacé dans un autre département, deux publications sont nécessaires : l’une dans l’ancien département, l’autre dans le nouveau.
Déclarer le transfert auprès du greffe du tribunal de commerce
L’étape suivante consiste à déposer le dossier complet auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Ce dossier inclut :
- Le formulaire M2 dûment rempli
- Un exemplaire du procès-verbal de la décision
- Les statuts modifiés
- L’attestation de publication dans un journal d’annonce légale
- Un justificatif de domiciliation des nouveaux locaux (bail, contrat de prestation, quittance, etc.)
En cas de changement de ressort territorial (nouveau département), le dossier est transféré au nouveau greffe, qui délivrera un nouvel extrait Kbis.
Informer les administrations et partenaires de votre entreprise
Après validation du transfert, il est important de mettre à jour votre adresse auprès des organismes suivants :
- L’INSEE pour l’actualisation du répertoire SIRENE
- Le service des impôts des entreprises (SIE) (administration fiscale)
- L’URSSAF et les caisses de retraite, les assurance maladie, etc.
- Vos assurances professionnelles
- Vos banques, partenaires, fournisseurs et clients
Cette étape garantit la continuité de votre activité et évite tout retard administratif.
Actualiser vos supports de communication et documents
Le déménagement du siège social doit aussi se refléter dans votre communication :
- Mettez à jour votre site internet, vos réseaux sociaux et votre fiche Google Business
- Adaptez vos supports commerciaux (papier en-tête, devis, factures, contrats)
- Pensez à un service de réexpédition de courrier pour éviter toute perte pendant la transition
Transfert de siège social : mieux vaut anticiper
Le transfert de siège social est une opération stratégique pour votre entreprise. Elle nécessite une organisation rigoureuse et conforme aux règles légales.
Pour sécuriser la démarche, l’assistance d’un expert-comptable ou d’un juriste peut s’avérer précieuse.
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